Em um mundo constantemente acelerado, a pressão por ser mais produtivo no trabalho é cada vez maior. No entanto, com a necessidade de ser multitarefa e com tantos estímulos e distrações, é difícil se manter focado nos resultados.

O aumento da produtividade influencia diretamente na qualidade das tarefas realizadas, não apenas na quantidade. Por isso, é essencial que o trabalho seja orientado pelos objetivos, pois, trabalhar muito nem sempre significa ser produtivo. Sem planejamento e organização você pode acabar perdendo muito tempo com afazeres desnecessários.

Pensando nisso, reunimos, neste post, algumas atitudes que vão aumentar a sua produtividade no trabalho. Acompanhe!

Faça um planejamento para o dia seguinte

Planejamento e organização são premissas básicas para ser mais produtivo no trabalho. Organizar as tarefas no dia anterior ajuda a aumentar o foco, permite uma melhor gestão do tempo e reduz a ansiedade.

Para isso, algumas estratégias podem ser adotadas:

  • faça uma lista de tarefas e organize-as por prioridades — de acordo com a urgência e a relevância;
  • defina o tempo que precisa para a realização de cada uma e o nível de dificuldade — a partir disso, ordene os itens. Dedique-se primeiro aos mais difíceis ou deixe-os para o momento em que costuma ser mais ativo. Encaixe tarefas rápidas em pequenos intervalos e otimize seu tempo;
  • aponte as que não dependem apenas de você — dessa maneira, você evita deixar para o fim do expediente aquela ligação importante para um fornecedor, ou perder o horário de atendimento para autorização de procedimentos pelo plano de saúde, por exemplo;
  • corte da lista itens que não serão possíveis de realizar no dia seguinte — metas impossíveis afetam a produtividade;
  • planeje as ações diárias — em determinadas atividades, especialmente as que envolvem atendimento ao público, a rotina é muito dinâmica e nem sempre controlável. Mas há processos básicos do dia a dia que podem ser planejados.

Dessa maneira, será possível priorizar as ações mais importantes, ganhando tempo e eficiência. Segundo a regra do 80/20 (Princípio de Pareto), 80% dos resultados vêm de 20% das ações, por isso é tão importante concentrar-se nelas.

Organize sua agenda e seu ambiente de trabalho

Com o planejamento em mãos, é importante se organizar para conseguir cumpri-lo. Manter uma agenda atualizada é essencial para não perder compromissos. Entretanto, para o profissional liberal que deseja ser mais produtivo no trabalho, isso pode se tornar um desafio.

Em um consultório, por exemplo, é importante padronizar o tempo da consulta, bem como estipular um intervalo entre elas e o número total de atendimentos por dia.

Algumas medidas, como estabelecer um horário pré-definido para encaixes e separar períodos exclusivos — uma manhã ou uma tarde por semana — para entrega de resultados de exames ou para primeira vez, também são válidas.

Além disso, a organização do ambiente é essencial. Encontrar documentos físicos e digitais com facilidade — como relatórios, fichas de clientes, prontuários e manuais — evita a perda de tempo e atenção. Por isso, em uma mesa de trabalho, cada coisa deve estar em seu lugar.

O mesmo vale para o ambiente digital: trabalhar com diversos programas e arquivos abertos ao mesmo tempo exige muito mais atenção para não errar e não é produtivo.

Atualmente, também estão disponíveis aplicativos e sistemas que auxiliam no arquivamento e gestão de documentos eletrônicos, para que você não perca tempo buscando aquela anotação importante, atingindo o objetivo de ser mais produtivo no trabalho.

Defina o seu melhor horário de atuação

Cada pessoa tem um metabolismo único. Por isso, de acordo com o biorritmo de cada um, alguns produzem melhor pela manhã e outros à noite ou até de madrugada.

Sendo assim, identifique seu período de maior atenção e produtividade e, dentro do possível, estabeleça seu horário de trabalho de acordo com ele. Por exemplo, se você é mais lento pela manhã, não adianta lotar sua agenda com reuniões ou consultas logo cedo.

Reserve os períodos de menor produtividade — tais como o horário logo após o almoço — para as tarefas corriqueiras e mais fáceis do seu dia de trabalho, como checar e-mails e dar alguns telefonemas, por exemplo.

Elimine as distrações e faça pequenas pausas

Em tempos de alta conectividade, é difícil manter o foco com as notificações de redes sociais pulando na tela do computador ou apitando no celular o tempo todo. Por isso, a menos que necessite delas para executar suas atividades, o melhor é desconectar-se.

O mesmo vale para as conversas paralelas no escritório e o bate-papo de corredor. Evite levantar a toda hora. Estabeleça um horário para o cafezinho e para a tecnologia — checar o celular e navegar na internet.

As pausas devem ocorrer, de preferência, entre uma tarefa e outra. Se estiver envolvido em uma atividade longa, levante a cada 1 hora para esticar as pernas, ir ao banheiro e tomar um ar. Intervalos de 5 minutos costumam ser suficientes para recuperar o foco e conseguir ser mais produtivo no trabalho.

Utilize mapas mentais para visualizar os resultados

Nem sempre é fácil definir prioridades e enxergar o propósito de uma ação sem visualizar os resultados. Como alguns processos podem ser longos e complexos, você pode lançar mão da técnica dos mapas mentais para ter uma visão geral.

Mapa mental é como um diagrama desenvolvido em torno de uma ideia central, a partir da qual surgem outras ideias relacionadas. Caso você tenha dificuldade em criar um, existem alguns softwares que fazem isso por você, expandindo o tema em ramos, até que sejam expostos todos os aspectos relevantes.

A partir de uma visão global do processo — início, meio e fim — e sabendo exatamente onde quer chegar, será mais fácil canalizar a sua energia, garantindo a eficiência.

Ser mais produtivo no trabalho

Como vimos, organização, planejamento e foco são fundamentais para a produtividade e para evitar que você trabalhe demais com qualidade de menos. É comum encontrarmos profissionais esgotados após horas de trabalho sem, necessariamente, colher os resultados desse esforço.

Isso porque desperdiçam tempo com distrações e ações improdutivas ou perdem prazos e repetem tarefas, por causa da desorganização e da falta de planejamento. No entanto, com algumas atitudes simples, como preparar uma lista de prioridades, desconectar-se e fazer uma coisa de cada vez, é possível ser mais produtivo no trabalho.

Se você acredita que nossas dicas vão ajudar na sua organização, não guarde só para você! Compartilhe este post nas redes sociais.

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