A tarefa de lidar com pessoas nunca foi fácil, afinal, elas são voláteis e podem ser imprevisíveis. Mesmo assim, existem maneiras de compreender as demandas do público-alvo e, dessa forma, procurar atender seus clientes da melhor maneira possível.

Para ter uma clínica de sucesso, é preciso prestar um serviço de qualidade e evitar as crises. Como vários processos vão funcionar ao mesmo tempo, eles necessitam estar em sincronia para que tudo corra bem. Você, que é o administrador da clínica, precisa focar em 2 frentes de investimento, ter bons equipamentos e boa infraestrutura.

O início da organização da sua clínica deve começar pela recepção, lugar do primeiro contato com os pacientes. Neste texto, vamos falar sobre a importância da organização da recepção de clínicas para alcançar o sucesso, acompanhe!

Invista no treinamento dos profissionais

O primeiro passo para organizar a recepção de clínicas é investir no treinamento e na qualificação dos profissionais contratados. Este tipo de procedimento é fundamental para o sucesso de uma clínica.

Os profissionais devem possuir certa sensibilidade, já que lidam com os pacientes em momentos delicados e marcantes. Afinal, é a recepcionista quem vai realizar o primeiro contato.

Apesar de existirem muitas pessoas tecnicamente preparadas para esse tipo de serviço, o fator psicológico é fundamental. Muitas clínicas falham nesta etapa e passam uma imagem muito negativa. É importante lembrar que a recepção de uma clínica é a principal porta de entrada para novos pacientes.

Quando eles se sentem bem acolhidos logo no início do atendimento, você transforma sua recepção em seu cartão de visitas. É muito importante que os profissionais estejam bem treinados e utilizem a linguagem adequada.

Tenha um bom atendimento telefônico

O atendimento telefônico é outro ponto fundamental para a recepção de uma clínica. É necessário lembrar que este quesito é fruto de um bom treinamento e deve sempre garantir que todas as informações do paciente sejam corretamente registradas.

Um bom serviço representa uma grande ganho de agilidade nos principais processos de uma clínica, reduzindo o tempo de atendimento e colaborando para que os primeiros serviços não sejam considerados confusos e improdutivos.

É preciso, também, certificar que o atendimento das recepcionistas possa contar com alguns aspectos relevantes. Deve-se investir em processos que envolvam a confirmação de uma consulta, avisos sobre atraso ou adiantamento da consulta com facilidade.

Lembre-se: todas essas informações devem ser fornecidas da maneira mais educada e respeitosa possível.

Apresente um espaço bonito e bem decorado

A decoração da sua recepção de sua clínica deve ser equilibrada e de bom gosto. O ambiente deve transmitir calma e sobriedade, já que pode influenciar na recuperação de seus pacientes. Além disso, você deve cumprir as normas de higiene e segurança para não colocá-los em risco.

Utilize cores que transmitam paz e transformem o ambiente em um lugar aconchegante. Para combinar com móveis em madeira, o ideal são as cores azul e verde. Mas é possível utilizar o vermelho e o preto em alguns objetos e quadros, quebrando a monotonia e trazendo alegria para sua recepção.

Dê uma atenção especial à iluminação. Ela não deve ser muito forte, estando em equilíbrio com o resto do planejamento de design. É importante lembrar também que o ambiente de trabalho precisa ser um local que ofereça mobilidade e segurança para os pacientes. É necessário ter um espaço que permita o trânsito de cadeiras de rodas, sem constranger os usuários.

No caso de clínicas pediátricas ou que fornecem atendimento para crianças, não se pode deixar à vista objetos pontiagudos ou pequenos para garantir que nenhum acidente aconteça.

Outro ponto importante é fornecer atrativos que possam entreter o paciente enquanto ele aguarda o atendimento. Televisão, revistas, água e um cafezinho devem estar sempre presentes. Poltronas mais confortáveis também ajudam a diminuir a impaciência em casos de atraso. Dê preferência ao couro natural ou sintético, pois são mais fáceis de lavar.

Quando for possível colocar música na recepção, o ideal é utilizar uma música ambiente e tranquila. Evite ruídos muito estridentes. A ideia é priorizar a música clássica e as melodias mais calmas de MPB.

Evite utilizar a recepção para outro serviço

Um dos erros mais comuns de algumas clínicas pequenas é a utilização da recepção para a execução de outros serviços. Não pense que atividades diretamente relacionadas ao paciente devem ser realizados na recepção.

A retirada de exames e a devolução de documentos são exemplos de serviços que devem ter um local próprio para sua realização, a fim de evitar perturbar clientes que estão sendo atendidos pela primeira vez.

Certifique-se de que cada um dos processos de sua clínica seja realizados em seu devido local, segmentando e separando cada uma das atividades. Assim, os pacientes não terão a sensação de que a clínica está sempre cheia.

Mas, infelizmente, nem sempre há espaço para tal subdivisão. Nesse caso, pode ser interessante contar com ferramentas online de gestão especializadas em clínicas e profissionais de saúde.

Faça uso de recursos tecnológicos

Já existem softwares que realizam gestão financeira, gestão de pacientes, prontuários eletrônicos, gestão de medicamentos e, até mesmo, gestão de processos e fluxo de trabalho.

Além de prover um atendimento de qualidade para os pacientes, o uso de um sistema tecnológico permite que os prestadores de serviços possam dar atenção exclusiva aos pacientes, em vez de ter que gerenciar e controlar inúmeras ações.

Existem outras vantagens do uso da tecnologia. É possível aumentar a produtividade dos profissionais por meio do melhoramento dos processos operacionais do consultório e da otimização do seu tempo de atuação. Deve-se levar em conta, também, a possível redução de custos através da automatização dos processos de trabalho, aumentando a eficiência e a segurança dos dados.

Por fim, todos os pacientes e colaboradores se sentirão mais satisfeitos e sua clínica será reconhecida como a que possui rapidez no atendimento e pouco tempo de espera. Isso é ótimo, concorda?

A recepção de clínica é a porta de entrada dos pacientes. Por isso, é fundamental investir e melhorar os seus procedimentos. Não deixe isso para depois, invista já!

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Entenda a importância da organização na recepção de clínica
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