Uma clínica ou um consultório que preza pela qualidade tem como base a experiência e eficiência de seus funcionários para fidelizar pacientes. Isso, porém, não diminui a importância que deve ser dada à recepção de clínica, ao ambiente de trabalho e a uma sala de espera organizada e agradável.

A entrada de sua clínica e a recepção em si são o primeiro contato que seu paciente tem quando vai até você. Por isso, é fundamental se preocupar em manter a organização desse ambiente, seja na disposição da mobília, no conforto, no entretenimento e, principalmente, no bom atendimento.

Quer saber como melhorar a experiência de seus pacientes na recepção de sua clínica ou consultório? Então acompanhe nossas dicas a seguir!

Invista na organização e decoração da recepção de clínica

A organização, higiene e também a decoração da recepção de sua clínica ou consultório dizem muito sobre o atendimento e o serviço prestado, e são grades fatores que influenciam na experiência do paciente.

Por isso, é importante contar com uma decoração sóbria que utiliza bons móveis distribuídos de forma otimizada pelo cômodo e com uma paleta de cores além do branco para aliviar a tensão e seriedade do ambiente. Mas lembre-se de não abusar das cores fortes e em excesso para proporcionar leveza sem exageros.

É essencial disponibilizar um número adequado de assentos para os pacientes e que eles sejam confortáveis, como os sofás e as poltronas. Outro ponto importante é a espera até a consulta: procure oferecer maneiras de distração para que seus pacientes passem o tempo de maneira mais agradável.

Sempre deixe à disposição jornais e revistas atuais, evitando qualquer conteúdo velho e desatualizado. Coloque uma TV bem posicionada para que todos possam assistir e sintonize em algum canal agradável, de preferência algo informativo e dinâmico. Outra opção é colocar uma música ambiente agradável e em volume baixo.

Não se esqueça de instalar uma rede de internet Wi-Fi. Atualmente, ter acesso à navegação é indispensável, pois praticamente todo mundo tem um dispositivo que permite o acesso à internet e está conectado o tempo inteiro.

Também é bom investir na copa do local e disponibilizar diversas bebidas como água, café, chás e sucos, além de alguns biscoitos ou lanches para tornar a espera mais agradável e deixar o paciente mais confortável até ser chamado para a sala de atendimento.

Mantenha uma boa organização da agenda

Entre as reclamações mais frequentes na recepção de clínicas e consultórios estão a longa espera até o atendimento, a quantidade de consultas marcadas em horários tão próximos e a desorganização para a marcação das consultas. Todos esses fatores pesam negativamente para a experiência do paciente antes mesmo de ser atendido pelo médico.

Uma sala de espera lotada com pacientes insatisfeitos pela demora em serem atendidos está entre os piores pesadelos de uma boa clínica ou consultório.

Portanto, procure orientar os funcionários quanto a organização da agenda, de forma que haja um tempo maior para cada consulta e um intervalo razoável entre cada atendimento, visando evitar justamente a demora e a insatisfação com o serviço prestado. Isso é essencial para melhorar o relacionamento médico-paciente.

Uma maneira que vem sendo utilizada para otimizar a agenda de clínicas e consultórios é o agendamento de consultas on-line. Por ser um serviço moderno que utiliza a tecnologia a favor da boa experiência para o paciente, o agendamento de consultas on-line é fundamental para as clínicas que desejam oferecer um novo canal de agendamento, pois ele traz diversos benefícios.

Como exemplo, podemos citar a redução do tempo de atendimento e o conforto do paciente em agendar — e também a facilidade de remarcar — a consulta. A confirmação de agendamento por mensagem é muito positiva para a clínica ou consultório, já que, além de diminuir a taxa de não comparecimento dos pacientes, agiliza o trabalho da equipe, que teria que ligar para confirmar o comparecimento.

Além disso, é um incômodo menor para o paciente, que pode responder a uma mensagem em qualquer lugar, sem precisar sair do ambiente onde está, como faria para atender uma ligação.

Treine sua equipe

Os funcionários da recepção são a primeira impressão do serviço de atendimento. Um atendimento prestado com qualidade logo na entrada do seu consultório significa estar atento às necessidades do paciente e, por isso, é importante demonstrar acolhimento e se preocupar com a satisfação do paciente antes mesmo do atendimento dentro do consultório médico.

Um ponto importante em que os funcionários precisam ser treinados e estarem atentos é o atendimento telefônico, já que ele é o meio de contato para realizar a comunicação com o paciente para confirmar uma consulta, solicitar o comparecimento ou informar sobre eventuais imprevistos, atrasos ou mesmo o adiantamento do atendimento.

É preciso lembrá-los de que todo contato com o paciente e qualquer comunicação de informações deve ser prestada de forma educada e respeitosa.

Procure um feedback com seus pacientes

É fundamental receber um retorno de cada paciente, seja um relato da sua experiência com o consultório, sugestões de pontos a serem melhorados, elogios ou reclamações.

Para isso, você pode realizar pesquisas de satisfação ao final das consultas. Elas podem ser feitas através de questionários em papel, ligações, e-mails e diversas outras formas de contato, desde que o sigilo das informações seja preservado e que não causem desconforto ou constrangimento aos pacientes, nem pressão ou intimidação para que ele avalie com uma qualificação positiva.

Após o feedback, você pode analisar todas as informações obtidas e focar em melhorar nos pontos falhos e manter os itens que foram elogiados. Também é bom buscar constantemente formas de agradar a todos os clientes da melhor maneira possível, mas sempre analisando seu orçamento e pensando em formas de aplicar as sugestões com maior impacto em qualidade, mas com menor custo.

A princípio, mantenha seu foco nas críticas que se repetem com maior frequência e comece a mudança por elas. Depois, continue realizando pesquisas de satisfação para se assegurar de que as mudanças foram efetivas.

A melhoria dos serviços da recepção de clínica e consultório é uma tarefa contínua e deve contar com os esforços de todos os envolvidos a fim de atingir a qualidade no atendimento ao paciente. Isso porque, quando é bem atendido, ele fica mais satisfeito e confiante com o serviço que foi prestado e, em uma outra situação, voltará ao local onde teve a melhor experiência.

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Recepção de clínica e consultório: porque pensar na experiência?
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Recepção de clínica e consultório: porque pensar na experiência?
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