A gestão de medicamentos é uma tarefa desafiadora que deve ser realizada corretamente para evitar ruptura do estoque ou excesso de insumos farmacêuticos. Por essa razão, as estratégias devem ser bem delineadas e acompanhadas continuamente.

Além disso, a inclusão de recursos tecnológicos aperfeiçoa o processo de levantamento de dados de consumo, apura informações sobre entrada de estoque e avalia outras movimentações relevantes.

Todavia, a utilização do software somente será efetiva se a escolha for a mais adequada ao perfil da empresa clínica, considerando a complexidade, o número de serviços prestados e o montante de insumos farmacêuticos consumidos.

Quer saber mais sobre a utilização de software para a gestão de medicamentos? Então, não deixe de ler essas informações no post de hoje!

A importância da gestão de medicamentos

O controle de estoque deve atender uma demanda de saúde considerando as variações sazonais no consumo dos itens farmacêuticos, os recursos financeiros destinados a essa atividade e a área física voltada ao armazenamento desses produtos. Isso porque os investimentos devem ser suficientes para atender as solicitações de compra, ao mesmo tempo que necessitam de recursos para manter o armazenamento dentro dos padrões de isenção microbiana preconizados pela legislação.

Além disso, deve levar em consideração o tempo de processamento de compra, as exigências dos fornecedores quanto ao prazo de entrega e outras variáveis, conforme o tipo de produto que se deseja adquirir, principalmente daqueles como fornecimento exclusivo.

Por isso, é fundamental manter o gerenciamento adequado dos insumos farmacêuticos para atender a demanda do serviço clínico sem acarretar falta de medicamentos essenciais ou quantidade exorbitante de itens substituíveis. Nesse sentido, umas das ferramentas de gestão utilizadas é a curva ABC/XYZ que caracteriza os medicamentos quanto ao custo unitário e a importância farmacológica para a instituição.

A relevância da tecnologia na gestão de medicamentos

Controlar todas as variáveis de entrada e saída de estoque, além das perdas por validade dos medicamentos, é algo desafiador e requer conhecimentos gerenciais, clínicos e logísticos dos colaboradores. Por isso, ferramentas que integram todas as informações serão sempre melhores do que as chamadas fichas de prateleiras, que são passíveis de erros humanos e falhas no processo de armazenamento dos produtos.

Isso porque um software compila os dados de forma organizada, emite relatórios gerenciais conforme a alimentação do usuário e pode diagnosticar previamente problemas no controle de estoque dos insumos.

As vantagens na utilização do software na gestão de medicamentos

Controla o estoque

Por meio da alimentação do sistema, é possível ter controle das entradas via notas fiscais, empréstimos recebidos, doações, dentre outras. Também é viável analisar as movimentações de saídas por consumo individual e coletivo, empréstimos enviados e demais movimentações relevantes.

Dessa forma, o gestor terá uma avaliação periódica do consumo dos itens e conseguirá planejar as compras com base no histórico das saídas dos medicamentos, bem como do estoque armazenado. Esses fatores são cruciais para aumentar a produtividade e manter a sustentabilidade das instituições clínicas.

Ressalta-se, porém, que essas informações são confiáveis na medida em que os usuários alimentem corretamente o sistema, tarefa que exige capacitação adequada dos colaboradores e atenção às funcionalidades do software.

Evita desperdícios

Um software é capaz de fornecer relatórios que mostram a situação da empresa clínica e, a partir desses documentos, facilitar a tomada de decisão pelos gestores que direcionam para os investimentos financeiros pertinentes ou redução de custos. Sendo assim, mediante a análise do estoque físico e virtual será possível optar pela compra imediata de produtos de alta demanda ou aguardar um período de tempo, devido à apuração do estoque de segurança de outros itens.

Avalia a previsibilidade de compra

Os dados gerados pelo software permitem o levantamento do estoque de segurança, ponto de ressuprimento e estoque máximo além de apontar outras variáveis, conforme o consumo periódico dos produtos. Fora isso, mostra um horizonte histórico de movimentação, de forma que, é possível prever aumento de demandas por variações climáticas ou redução de consumo em decorrência da obsolescência de algumas tecnologias facilitando assim a previsibilidade de compra.

A melhor maneira de se escolher o software ideal

Sabendo das vantagens clínicas, administrativas e financeiras que um software para gestão de medicamentos proporciona, é preciso selecionar essa ferramenta analisando os pontos que interferem na efetividade da proposta. Isso porque existem atualmente diversas plataformas informatizadas para controle de estoque e faturamento dos serviços, porém sem aplicabilidade para instituições de pequeno e médio porte, tornando uma estratégia ineficiente após o investimento financeiro.

Por isso, apresentaremos a seguir algumas dicas para selecionar a opção mais viável para sua clínica. Veja mais!

Facilidade na operação das funcionalidades

Uma plataforma de gerenciamento de estoque de medicamentos deve ser facilmente utilizada pelos colaboradores, com informações autoexplicativas e layout que facilita a interpretação dos comandos. Também deve apresentar acesso à ajuda para as principais dúvidas ou chamamento rápido da assessoria da empresa para não atrapalhar o andamento das atividades clínicas durante o expediente.

Possibilidade de personalização

Um software para gestão de medicamentos deve atender ao perfil da clínica. Nesse sentido, deve possibilitar a personalização das funções mais importantes, desde o cadastro de itens até a forma de faturamento.

Isso porque o cadastro de medicamento pode exigir detalhes que interferem no faturamento hospitalar, principalmente nas situações de utilização de produtos de uso coletivo, como algodão, esparadrapo, etc. Nesses casos, o sistema deve permitir o faturamento em frações menores, porém para controle de estoque, deve ter um cadastro para a unidade não segmentada.

Atendimento e suporte de qualidade

Ao adquirir um software para gestão clínica, é imprescindível constar em contrato quais serão as responsabilidades da empresa detentora no produto no que se refere ao atendimento e suporte para dúvidas. Essa situação é relevante para evitar custos adicionais, ruídos na comunicação entre as empresas e presteza nos serviços de dúvidas ou outras demandas dos gestores clínicos.

A gestão de medicamentos é uma estratégia fundamental para manter níveis adequados de estoque, diminuir o desperdício de recursos e atender aos serviços clínicos de forma efetiva e segura para o paciente. Todavia, para gozar das vantagens dessa estratégia, é preciso selecionar o software que corresponda à complexidade da instituição, principalmente no que se refere ao atendimento de suporte.

Agora que já se convenceu da importância da tecnologia para gestão de medicamentos, que tal experimentar o software com essa funcionalidade?

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