Sem dúvida, uma gestão de clínicas e consultórios eficiente requer conhecimento — tanto por parte da equipe administrativa quanto pela equipe financeira. Afinal, é importante fazer uma análise de cada etapa do trabalho para garantir um serviço efetivo e individualizado.

O objetivo da equipe financeira é buscar oferecer serviços de qualidade, mas a um custo compatível com o orçamento. Nesse sentido, a gestão financeira tem que ser realizada de maneira metódica, o que demanda dedicação e tempo — assim como uma consulta médica.

Então, você conhece alguma estratégia para melhorar os serviços oferecidos, sem afetar a qualidade da assistência prestada em sua clínica ou consultório? É o que veremos neste post! Acompanhe nossas dicas:

1. Enumere os desafios dentro de sua clínica ou consultório

Para oferecer um serviço de qualidade em um ambiente repleto de variáveis, é fundamental estabelecer e manter os indicativos do controle financeiro. Quanto a isso, os principais pilares que desafiam a gestão financeira são:

  • gestão de informações contábeis;
  • gestão de caixa;
  • planejamento financeiro; e
  • gestão do fluxo da receita.

O objetivo, então, é interpretar todas essas informações de forma estruturada — com auxílio de um especialista na área — para garantir uma gestão sólida em informações financeiras.

2. Planeje a gestão de sua clínica

Também é importante estabelecer metas financeiras possíveis de serem alcançadas. Afinal, realizar um bom planejamento financeiro demanda um registro de gastos bem detalhado e estimativas de faturamento.

Grosso modo, esse planejamento financeiro permite ao empreendedor fazer uma avaliação mais real do crescimento da clínica. E é essencial que esse estudo seja feito para curto, médio e longo prazo. Assim, é possível decidir onde é necessário investir, e qual é a melhor hora para fazê-lo.

3. Contrate uma esquipe de consultoria

De fato, contratar uma consultoria pode ajudar sua clínica ou consultório a manter a gestão financeira organizada. Ela será capaz de realizar um diagnóstico preciso da sua situação financeira, bem como estabelecer um planejamento e auxiliar na gestão do caixa e da receita.

Além disso, com o auxílio de um especialista o risco de erros na gestão financeira diminui consideravelmente, sobrando mais tempo para você se dedicar ao atendimento e um serviço de qualidade.

4. Monitore suas despesas e receita

Um dos maiores desafios dentro das clínicas ou consultórios é realizar atendimentos e, ao mesmo tempo, cuidar do setor financeiro. Afinal, é preciso organizar os gastos referentes à compra de materiais, além dos pagamentos da equipe e da manutenção, em geral.

Justamente por isso, realizar um controle detalhado do fluxo de caixa é fundamental para a gestão financeira. Quanto mais detalhada for a anotação do fluxo de caixa e de todas as despesas da clínica, mais informações estarão disponíveis na hora de tomar decisões.

5. Controle os procedimentos realizados

Para otimizar a gestão financeira de consultórios, também é muito importante criar controle dos procedimentos. Vejamos alguns deles:

  • não misturar a conta bancária da empresa com a do empreendedor;
  • definir um pró-labore;
  • marcar um dia fixo para fazer o pagamento;
  • monitorar continuamente as finanças da empresa;
  • analisar o fechamento mensal e anual;
  • listar todos os tributos a pagar.

6. Use softwares de gestão financeira

Assim como contar com uma consultoria, ter um software de gestão ajuda muito a registrar e acessar os dados financeiros da sua clínica ou consultório. E isso, por sua vez, torna o controle e administração financeira bem menos complexo.

Nesse caso, procure por uma ferramenta de TI que ofereça os recursos de gestão financeira da clínica, como registro de despesas, fluxo de caixa, gráficos de entradas e lucros e emissão de notas.

7. Administre bem o uso dos materiais

Sem dúvida, um bom gerenciamento da clínica não pode deixar de administrar todos os materiais disponíveis. Afina, faz parte da gestão financeira orientar a esquipe para que não haja desperdício de material, já que o uso descontrolado influencia negativamente no caixa.

Além disso, há também a coordenação das compras, o armazenamento e distribuição dos materiais — etapas fundamentais para que não falte nenhum equipamento ou material necessário durante um atendimento.

8. Tenha um fundo de reservas

Por mais controle que se tenha sobre o negócio, sabemos que sempre podem surgir situações de emergência, como a quebra de um equipamento, o aumento do custo de certos materiais ou qualquer outro imprevisto. E ainda há o pagamento do 13º salário, indenizações que podem aparecer, demissões, remuneração de férias…

Por tudo isso, ter uma parte do caixa reservada é imprescindível. Com ele, sua clínica está assegurada financeiramente para gastar sempre que acontecer alguma necessidade inesperada.

9. Reduza os erros em gestão de clínicas e consultórios

Tanto nas clínicas quanto nos consultórios, existem certas dificuldades para implementar melhorias no setor financeiro, uma vez que não é fácil estabelecer a melhor maneira colocá-las em prática.

Aliás, um erro muito comum em grande parte das instituições de saúde é executar transformações muito rápidas na gestão, sem ter uma preparação adequada. Por isso a importância de um planejamento, com estabelecimento de prazos e cumprimento de metas.

10. Realize avaliações de desempenho

De fato, a avaliação constante dos pacientes é uma forma essencial de garantir um feedback dos seus serviços. Logo, é preciso ter um local onde opiniões e reclamações possam ser depositadas — mas de forma discreta, que não pressione nem constranja os pacientes.

Outra boa solução é enviar um e-mail ao paciente pedindo uma avaliação dos serviços prestados após a consulta. Você pode até sugerir que ele te mande dicas para melhorar a estrutura da clínica, o atendimento da equipe ou a consulta, propriamente dita.

11. Procure sempre aprimorar os seus conhecimentos

Por fim, como podemos ver, a área de gestão financeira de clínicas demanda atualização e monitoramento constante. Diante de tantas especificidades, é de suma importância acompanhar constantemente as notícias do mercado financeiro relacionadas à gestão em saúde.

Além disso, o estudo é essencial para aprimorar as habilidades e controlar melhor a qualidade da sua clínica ou consultório e a maneira como lidar com dinheiro.

Como opção de capacitação e aprimoramento, existem diversos cursos de gestão financeira disponíveis atualmente, justamente para que empreendedores estejam preparados para lidar com o mercado atual. O SEBRAE, por exemplo, oferece ótimos cursos para se aprender todos os conceitos em gestão de clínicas e consultórios.

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Está com dificuldade de gerir as finanças da sua clínica? Então, confira nossas dicas para melhorar a gestão de clínicas e consultórios!
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