Abrir um consultório é o sonho de grande parte dos profissionais de saúde. As pessoas se imaginam gerindo o próprio negócio, controlando seu fluxo de trabalho e tendo liberdade para tomar as atitudes que parecem mais acertadas.

Mas, infelizmente, esse caminho também traz desafios e obstáculos que precisam ser superados. O dono da clínica precisa conhecer e aprender vários conceitos, técnicas e procedimentos da área de gestão que serão essenciais no dia a dia de trabalho do estabelecimento.

Podemos destacar o fluxo de trabalho como um dos principais, pois sua influência sobre a produtividade do estabelecimento é bem grande.

E você? Sabe o que é um fluxo de trabalho para clínicas e consultórios? Continue a leitura e descubra!

O que é fluxo de trabalho?

Trata-se do passo a passo necessário à realização de um trabalho dentro de determinada empresa, indo do início ao fim. Esse processo é natural e ocorre em qualquer estabelecimento, mas pode ser esquematizado por meio de fluxogramas ou outros recursos.

Nas ferramentas que esquematizam o fluxo de trabalho, devem ser incluídas todas as etapas cumpridas pelos funcionários. Assim, será possível perceber qual a relação que cada atividade tem com as demais.

Além de descrever as tarefas, o fluxo contém quem é responsável por cada momento. De forma geral, podemos dizer que ele detalha o que deve ser feito, em qual ordem, por quem e o que se relaciona no meio do caminho.

Como esse conceito funciona em clínicas e consultórios?

Como foi dito, o fluxo de trabalho inclui os passos de determinado serviço dentro de um estabelecimento. Por isso, dentro de uma mesma clínica ou consultório, existem diversos fluxos acontecendo simultaneamente. O primeiro passo é identificar cada um (para que, depois, ele possa ser mais bem organizado).

O fluxo de trabalho de uma clínica de ginecologia e obstetrícia pode conter, por exemplo, as etapas referentes ao primeiro atendimento de pré-natal das pacientes, como:

  • o paciente entra em contato com a clínica por telefone;
  • a secretária questiona se é a primeira consulta de pré-natal;
  • se sim, a consulta é marcada em um dia específico da agenda;
  • a secretária solicita que a paciente traga os exames já realizados;
  • a paciente é atendida pelo médico de sua escolha;
  • os exames específicos e protocolados para primeira consulta de pré-natal são solicitados pelo profissional durante a consulta;
  • na saída do consultório, o retorno é marcado pela secretária.

Como você pode perceber, as etapas específicas são descritas em ordem, com destaque para quem é a pessoa que deve realizar cada atividade.

Fluxo de trabalho: qual a sua importância?

Identificar e esquematizar os fluxos de trabalho do consultório é a melhor forma de conhecer a fundo o que se passa no local. Afinal, um gestor que não sabe quais são os caminhos percorridos pelos serviços prestados simplesmente não conhece o próprio negócio.

E sim: falamos negócio. Lembre-se de que os estabelecimentos de saúde precisam ser tratados dessa forma em relação às questões administrativas.

O fluxo de trabalho pode ser organizado somente depois do processo de identificação. Após todas as etapas serem apontadas, é possível ver pontos a serem melhorados, como retrabalhos, burocracias ou até questões desnecessárias, que só atrasam os serviços.

Tudo o que acontece na clínica compõe os fluxos e precisa ser conhecido. Por isso, fazer um fluxo de trabalho organizado é fundamental para a organização e, consequentemente, o sucesso do estabelecimento.

Quais os benefícios de um fluxo de trabalho organizado?

Agora que você entendeu que conhecer o fluxo de trabalho é, de fato, importante para seu consultório, vamos mostrar os inúmeros benefícios que um bom fluxo, preparado com cuidado, pode trazer para você, o negócio, os funcionários e até os pacientes. São eles:

Maior produtividade e diminuição dos gastos

Como citamos, ao organizar o fluxo de trabalho, é possível eliminar ou alterar etapas ineficientes, o que torna todo o processo mais ágil. Além disso, a esquematização do fluxo é o primeiro passo necessário à automatização das atividades.

A identificação detalhada das etapas também permite perceber furos, gargalos e desperdícios que causam mais gastos — e podem ser corrigidos.

Redução da taxa de erros

Os erros na área da saúde acontecem por diferentes motivos, incluindo os problemas no fluxo de trabalho. Além disso, a esquematização das etapas é uma forma de revisar e atualizar as atividades feitas, proporcionando que todos os funcionários atuem conforme as mesmas regras.

Melhoria da qualidade do serviço oferecido

A diminuição dos erros e a maior produtividade da clínica farão, certamente, com que a assistência ao paciente melhore de forma geral. Os resultados são entregues mais rapidamente e com maior acurácia.

Diferencial estratégico

O principal objetivo de um fluxo de trabalho eficiente é organizar a clínica, o que se reflete no aprimoramento de todos os processos desenvolvidos no cotidiano de trabalho. Essas melhorias formam um diferencial estratégico para o estabelecimento diante da realidade competitiva da área de saúde.

Como organizar e otimizar o fluxo de trabalho?

Você já sabe o que é um fluxo de trabalho, como ele é feito em clínicas, qual a sua importância e quais benefícios ele traz. E agora? O que falta? Aprender a organizá-lo e otimizá-lo em seu dia a dia de trabalho. Listamos, abaixo, algumas dicas que vão ajudar nesse processo.

Identificação dos recursos e descrição dos processos

O primeiro passo é identificar todos os recursos disponíveis na clínica, incluindo os humanos, os materiais, o tempo dos profissionais e o capital. Esses elementos farão parte do fluxo de trabalho.

Depois do mapeamento dos recursos, é preciso descrever todos os processos que acontecem na clínica de forma cronológica, assim como fizemos no exemplo da clínica de ginecologia e obstetrícia.

Definição das ferramentas disponíveis

Os recursos e as etapas do processo constituem o fluxo de trabalho propriamente dito. Agora, chegou o momento de organizá-los em ordem, por meio de mapas ou fluxogramas. Lembre-se de destacar as pessoas responsáveis por cada momento, além das relações entre uma atividade e outra.

Avaliação contínua

Após a montagem da ferramenta com o fluxo de trabalho, é necessário divulgar para a equipe e conferir se falta algum detalhe. Ela precisa ser reavaliada periodicamente, pois nenhum fluxo funciona para sempre: é primordial seguir as mudanças do estabelecimento.

Todo o processo de fluxo de trabalho pode ser otimizado (e muito) com o uso de softwares de gestão médica, que possibilitam a organização e o armazenamento de todos os dados a serem usados durante sua formulação. Tais sistemas contam, ainda, com opções de organização da agenda e gestão financeira.

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