Organização é uma das qualidades mais importantes e que mais pode trazer benefícios para os profissionais de saúde, tanto no trabalho como na vida pessoal, pois ajuda a manter a cabeça no lugar para conseguir alcançar as milhares de demandas do dia a dia tão corrido de médicos, enfermeiros e nutricionistas, entre outros.

Para quem tem ou trabalha em clínica ou consultório, isso é ainda mais relevante. Manter a organização é essencial para fazer o trabalho fluir e passar aquela boa impressão para os pacientes.

Por isso, hoje trazemos para você algumas dicas de organização incríveis. Acompanhe!

1. Estruture o espaço físico

Vamos começar falando sobre o planejamento do espaço físico. Afinal, de nada adianta ter a mente organizada se seu espaço de trabalho não reflete isso.

Em primeiro lugar, é preciso investir na disposição dos elementos da recepção. E não estamos falando só da papelada e da mesa da secretária, mas sim do ambiente como um todo, incluindo o sofá, as mesas e as cadeiras da área de espera dos pacientes.

Um ambiente harmonioso passa uma boa primeira impressão para o paciente, além de ajudá-lo a se acalmar antes da consulta.

A mesa da secretária ou recepcionista também é um ponto de extrema importância. Organizar esse espaço passa uma imagem de seriedade para os pacientes e garante que a secretária não perderá meia hora para achar cada documentação.

A organização se estende para o interior do consultório, que precisa estar sempre limpíssimo e com boa aparência.

2. Planeje sua agenda

Uma agenda organizada faz toda a diferença para o bom andamento da clínica como um todo, pois ela é a responsável pela definição do fluxo de atendimento. Por outro lado, agendar os pacientes de qualquer jeito leva a uma bola de neve de complicações: consultas marcadas no mesmo horário, atraso de atendimento, pacientes insatisfeitos.

E é claro que não é isso que você quer, né? A falta de pontualidade é uma das maiores reclamações dos pacientes, e passa uma imagem de falta de compromisso dos profissionais.

A dica mais importante que podemos dar é simples: tenha uma agenda online! A agenda de papel pode até continuar no consultório para conferência, mas a digital é a melhor escolha de planejamento. Seus benefícios são:

  • proteção contra erros de marcação de consulta (duas no mesmo horário, marcação de consulta em dia que o médico não atende);
  • facilidade para fazer os registros e para encontrar as marcações;
  • possibilidade de acessar a agenda de fora do consultório;
  • economia de papel.

3. Gerencie seu tempo

Parece óbvio dizer que o tempo também precisa ser organizado, mas muita gente esquece desse detalhe em meio a correria do dia a dia. Cada profissional de saúde precisa gerenciar seu tempo dentro da clínica ou do consultório, pois só assim será capaz de cumprir todas as suas tarefas com qualidade e garantir pacientes satisfeitos.

Primeiro, é preciso distribuir o tempo das consultas e evitar que filas enormes se formem na recepção. Deve-se estabelecer um tempo médio de atendimento, para que a agenda seja marcada de acordo com essa estimativa. Por exemplo, pode-se definir um tempo médio para:

  • primeira consulta;
  • consulta de retorno (entrega de exames, acompanhamento);
  • procedimento X ou Y; e por aí vai.

Mas o próprio profissional também tem que gerenciar o seu tempo, para equilibrar vida profissional e pessoal. Imagine a situação: a clínica determina tempo médio de atendimento, faz as marcações de acordo, recebe os pacientes, e, na hora H, o profissional chega sempre atrasado ou até deixa de ir sem avisar.

Alguns detalhes podem ajudar na organização pessoal, como o uso de aplicativo de agenda com alarmes e notificações.

4. Atualize seus pacientes

E quem disse que só os profissionais precisam ser organizados? A clínica pode ajudar na organização dos pacientes em relação às consultas, desse jeito o atendimento como um todo fica ordenado e todos ficam satisfeitos no fim do dia.

A primeira lição aqui é: esteja sempre em contato com seu paciente. Isso significa enviar mensagens e e-mails ou fazer ligações para dar informações importantes, como:

  • lembrete da consulta no dia seguinte, confirmando horário e local;
  • lembrete sobre o preparo necessário para certo procedimento que será realizado;
  • lembrete de necessidade de marcar uma nova consulta de acompanhamento ou revisão.

Outra coisa importante é garantir que seus pacientes estejam sempre bem informados sobre a forma de atendimento e os fluxos da clínica, assim, com certeza, acontecerão menos desentendimentos. Algumas informações básicas que devem ser lembradas:

  • horário de atendimento e horário para marcação de consultas;
  • documentos necessários para apresentação antes da consulta;
  • tempo médio de atendimento;
  • tempo necessário de antecedência que deve chegar à clínica.

5. Armazene e sistematize os documentos

A documentação bem organizada facilita (e muito!) o trabalho de todos os profissionais da clínica: profissionais de saúde, assistentes, recepcionistas. Por isso, vale a pena investir em formas de deixar a papelada arrumada.

Para começar, acompanhar a tecnologia é uma das melhoras formas de organização. Isso significa que, cada dia mais, deve-se dar preferência para documentos digitalizados, em vez da documentação em papel, já que hoje em dia tudo pode ser colocado no computador (agenda online de pacientes, prontuário eletrônico, gestão financeira) com o uso de softwares de gestão.

Os documentos armazenados no computador não podem estar apenas em um local, devido ao risco de perda. A melhor alternativa é o armazenamento em nuvem, que garante a segurança e a acessibilidade de outros locais.

Sabemos que a documentação digitalizada é uma mudança progressiva, que exige tempo, e que sempre haverá ainda alguns documentos físicos que precisam ser guardados. Para eles, reserve um espaço específico e com identificação clara, que facilite que sejam encontrados (uso de cores diferentes, post-its, divisão por setores).

Lembre-se de que organizar não é só uma vez, deve ser um processo contínuo, que precisa ser feito e refeito a todo momento, mas que vai ajudar você e sua clínica a alcançarem melhores resultados.

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E aí, você tem mantido sua clínica ou consultório organizado? Sabe de algumas outras dicas de organização? Então deixe seu comentário no post e compartilhe com a gente e com os outros leitores a sua experiência!

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