Abrir um consultório ou clínica médica exige a contratação de pessoal, que vai além dos profissionais médicos que atuarão na assistência direta ao paciente. Contratar uma secretária é essencial para garantir a organização administrativa do ambiente, o que melhora o fluxo de trabalho e, consequentemente, a qualidade de atendimento.

Alguns fatores devem ser observados na contratação da secretária, para que depois você evite dores de cabeça no seu dia a dia ou até precise fazer uma nova contratação.

No post de hoje, traremos 8 dicas de ouro para contratar uma secretária ideal para sua clínica. Acompanhe!

1. Importância de contratar uma secretária

Em primeiro lugar, é preciso que o gestor entenda a importância do papel da secretária dentro da clínica.

Ela é a primeira pessoa que tem contato com o paciente, ainda na recepção, e, portanto, tem grande influência sobre a sua primeira impressão. Escolher uma boa secretária é um bom primeiro passo para satisfazer o paciente e buscar a sua fidelização.

Além disso, ela é a profissional responsável por grande parte da gestão administrativa e da burocracia dentro da clínica. Imagine ter uma pessoa incompetente cuidando do registro dos pacientes e das finanças da clínica. Não é uma boa ideia, certo? Por isso, vale a pena investir um tempo para escolher uma boa profissional.

2. Educação e cordialidade

Estes fatores devem estar entre os primeiros observados durante a entrevista, pois são pré-requisitos essenciais para a profissional que falará diretamente com os pacientes atendidos. Tanto ao telefone como pessoalmente, a secretária precisa manter o tom cortês e a educação, mesmo em situações de estresse ou de complicação.

Ela precisa ter paciência e saber ouvir os pacientes, principalmente porque muitos deles podem ser pessoas com dificuldades de se expressar e que estão passando por um momento de saúde delicado.

3. Habilidades de informática

Atualmente, o atendimento em saúde depende muito das ferramentas tecnológicas para seu melhor funcionamento. Por isso, a secretária contratada precisa ter um conhecimento mínimo de informática, para ser capaz de lidar com registros de pacientes, agenda online, planilhas financeiras e outras funcionalidades digitais.

O ideal é saber lidar com um software de gestão para a clínica que integra as questões administrativas, assistenciais e financeiras, que agiliza e facilita o trabalho dos profissionais de saúde. Os prontuários eletrônicos, documentos e planilhas de papel estão ficando no passado, e a secretária deve acompanhar esse avanço tecnológico.

Dessa forma, a profissional poderá ser treinada uma única vez para a manipulação do sistema, baseada em suas habilidades prévias de informática.

4. Domínio de português

Outra questão de muita importância que deve ser observada durante a entrevista é o domínio de português da candidata. Note se ela fala com desenvoltura, com pronúncia e conjugação corretas. É interessante pedir algum documento escrito por ela, para verificar sua ortografia e escrita.

Lembre-se que ela é a profissional que entrará em contato diário com os pacientes, pessoalmente e por telefone, e precisa ter um bom domínio do português para transmitir uma boa impressão da clínica.

Além disso, ela será responsável por escrever documentos burocráticos e responder e-mails, por isso também a importância de uma escrita boa, clara e concisa.

5. Profissionalismo

O profissionalismo é outro fator essencial para a secretária que for contratada. Ela precisa agir com zelo e atenção nas mais diversas situações que ocorrerão na clínica, nunca se exaltando com os pacientes ou perdendo o controle.

Deve se esforçar para aprender os nomes dos pacientes e ter uma boa organização da agenda, com controle de horários e desmarcações ou remarcações.

Deve saber lidar profissionalmente com situações como:

  • pacientes estressados ou gritando ao telefone;
  • pacientes que vão à consulta no horário ou dia errado;
  • pacientes que precisam de encaixe de urgência para serem atendidos;
  • visitas à clínica de representantes farmacêuticos ou de produtos de saúde;
  • paciente passando mal na sala de espera.

6. Conhecimento em saúde

É claro que você não deve esperar que a secretária saiba tudo em detalhes sobre a especialidade médica atendida na clínica, mas é preciso que ela tenha conhecimentos básicos para que compreenda os tipos de consultas e os procedimentos ali realizados. Ela precisa saber responder perguntas sobre:

  • quais as especialidades atendidas na clínica;
  • quais os procedimentos realizados;
  • qual o preparo necessário para cada tipo de exame ou procedimento;
  • qual a periodicidade necessária entre uma consulta e outra.

Dessa forma, ela será capaz de tirar as principais dúvidas dos pacientes e não haverá a necessidade de sempre recorrer ao médico no meio dos seus atendimentos.

Lembre-se que esta é uma habilidade que pode ser ensinada para a secretária após a contratação, desde que ela tenha disposição e empenho para aprender.

7. Proatividade e agilidade

Ter uma secretária ágil e proativa faz toda diferença para o dia a dia de atendimento na clínica, para os profissionais médicos e para os pacientes. Busque perceber na entrevista essas características, perguntando como ela agiria em determinadas situações.

Para isso, o médico deve definir especificamente quais atividades e burocracias da clínica podem ser delegadas para a secretária. Assim ela conseguirá resolver diversas questões sozinha, sem precisar buscar o profissional médico.

Algumas atitudes que demonstram proatividade:

  • em caso de atraso do médico, se antecipar e já avisar aos pacientes da sala de espera o motivo de atraso e o tempo médio para sua chegada;
  • verificar e sinalizar a necessidade de compra de material com antecedência, evitando que algo acabe no meio de um atendimento.

8. Acompanhamento

Por último, devemos ressaltar que nem todas as características importantes para contratar uma secretária podem ser observadas durante a entrevista. Alguns comportamentos só são percebidos no cotidiano de trabalho, na convivência com pacientes e profissionais médicos.

Por isso, após a contratação, é preciso fazer um acompanhamento do trabalho da secretária, principalmente nos primeiros meses. Esse é o momento também no qual vale a pena investir em treinamentos, para que ele se torne uma profissional mais capacitada.

Uma forma de verificar o trabalho da secretária, é fazer uma pesquisa com os pacientes, perguntando o que eles acham do atendimento.

Contratar uma secretária é um dos passos mais importantes para a garantia de um bom atendimento na clínica, da chegada à sala de espera até a saída da consulta.

E você, sabe de alguma outra dica de ouro para contratar uma secretária para clínicas ou consultórios? Então deixe um comentário no post e compartilhe com a gente!

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Contratar uma secretária: 8 dicas de ouro para ajudar na escolha
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No post de hoje, traremos 8 dicas de ouro para contratar uma secretária ideal para sua clínica. Leia este artigo e saiba tudo!
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