Muitos profissionais podem até ter bastante conhecimento sobre suas respectivas áreas, mas acabam deixando a desejar quando o assunto é organização. Organizar-se, no entanto, é imprescindível para quem trabalha na área da saúde: isso vai da recepção das clínicas ao atendimento dado aos pacientes. Mas, afinal, como ser bem organizado?

Pensando nessa questão, elaboramos este post com o objetivo de dar algumas dicas valiosas sobre o assunto. Se você se interessa pelo tema e quer melhorar a sua rotina profissional, continue a leitura para conferir!

Qual é a importância de ser bem organizado?

As dicas de organização não existem à toa, e planejar seu cotidiano pode ser o diferencial que faltava para melhorar seu desempenho. Trata-se de uma constatação quase que universal: um profissional que não se organiza está atrás de seus concorrentes, por melhor preparado que ele seja.

Imagine, por exemplo, um gestor que não se programa adequadamente ou um professor que não planeja suas aulas com afinco. A tendência é que eles sejam mal vistos pelo mercado de trabalho, uma vez que não conseguem lidar com um aspecto básico de suas atividades.

Pode até ser que alguns médicos em início de carreira e profissionais da saúde em geral acreditem que a organização pode ficar em segundo plano. Porém, a prática mostra outra realidade: de nada adianta ter uma agenda lotada se não é possível organizá-la e atender todos os pacientes com excelência.

Contratar uma secretária é fundamental, mas ser organizado vai além de delegar funções ou contar com o apoio de outros funcionários. Sem essa preparação, seu sucesso na área da saúde pode ficar comprometido.

Como ser bem organizado?

1. Tenha uma agenda planejada

A agenda é uma das grandes companheiras de quem trabalha com saúde e o primeiro passo para trabalhar com mais organização. Vale ressaltar: a falta de pontualidade é um dos caminhos mais curtos para fazer com que os pacientes fiquem insatisfeitos com os seus serviços.

Deixar a agenda a cargo de um colaborador é uma saída interessante, já que muitas vezes acaba faltando tempo para lidar com todas as demandas impostas pela rotina. Entretanto, alguns cuidados são necessários:

  • planeje seus horários antecipadamente;
  • programe suas férias e seus dias de descanso;
  • revise suas folgas uma vez por mês;
  • alinhe suas expectativas com os funcionários para que eles não marquem consultas erroneamente.

Também é preciso considerar a utilização de uma agenda online, já que ela oferece algumas vantagens extras:

  • cria uma maior proteção contra erros de agendamento;
  • integra as informações, deixando toda a equipe por dentro do que está acontecendo;
  • permite o acesso em outros ambientes, não só no consultório;
  • economiza papel.

2. Estabeleça suas prioridades

Com uma agenda devidamente planejada, é mais fácil estabelecer algumas prioridades, a fim de vivenciar um cotidiano bem organizado. Afinal, se você sabe o que precisa ser feito antes, é provável que seus dias transcorram com maior eficiência em diversos processos.

Assim como a gestão de clínicas e consultórios, a gestão de tempo deve ser guiada pela priorização de tarefas. Portanto, elenque suas atividades diárias, mensais, trimestrais e anuais.

Exemplificando: o planejamento tributário da clínica é uma demanda sem urgência, mas que não pode ser deixada de lado; as consultas do dia, por outro lado, são compromissos inadiáveis.

Depois de lidar com as atribuições mais urgentes, você está apto a direcionar seus esforços no sentido de resolver pendências burocráticas ou realizar trabalhos com prazos dilatados, como analisar um exame ou algo do gênero. Dessa forma, é viável criar um ciclo virtuoso, no qual você nunca está atrasado com as obrigações que necessitam de maior planejamento.

3. Use a tecnologia a seu favor

Falar da importância da tecnologia em pleno século XXI pode parecer redundante, mas muitos profissionais da área da saúde relutam em recorrer a esse tipo de recurso.

Graças às funcionalidades proporcionadas por essas ferramentas, tornou-se muito mais fácil alcançar a organização ideal. Mais do que isso: você pode reduzir os custos ao investir nos instrumentos tecnológicos certos.

Já existem softwares projetados especialmente para médicos, psicólogos, dentistas e outros profissionais da área da saúde. Confira, logo abaixo, algumas das principais facilidades oferecidas:

  • cadastro de pacientes;
  • controle financeiro;
  • emissão de recibos;
  • prontuário eletrônico;
  • agenda eletrônica e integrada;
  • faturamentos;
  • emissão automática de atestados e declarações;
  • solicitação de exames;
  • encaminhamentos;
  • prescrições;
  • relatórios administrativos;
  • confirmação de consulta via SMS.

Ou seja, muitas das necessidades diárias da rotina de um consultório podem ser automatizadas e, por consequência, otimizadas, facilitando o seu trabalho, bem como o de sua equipe.

A melhor parte disso tudo é que você pode experimentar gratuitamente algumas dessas soluções. Sendo assim, faça os testes e veja como as alternativas tecnológicas podem ajudar nesse sentido.

4. Faça pequenas pausas

Prestar atenção e manter a intensidade na realização de diferentes tarefas ao longo das semanas pode ser muito desgastante. Dessa forma, mais do que programar férias e folgas, também é interessante fazer pequenas pausas durante dia.

Essa prática ajuda a relaxar entre as atividades e cabe muito bem em qualquer agenda, desde que seja devidamente planejada. Experimente, se possível, parar por 10 ou 15 minutos entre uma consulta e outra. Caso os horários estejam muito apertados, faça intervalos assim que puder.

O ideal é que, nesses períodos curtos, você se desligue um pouco dos atendimentos e faça coisas que não componham sua rotina de trabalho. Com isso, você provavelmente melhorará seu desempenho e será mais produtivo.

5. Mantenha contato com os pacientes

Fidelizar pacientes é um de seus objetivos, certo? Pois saiba que manter contato com eles é útil para essa e outras finalidades. Uma delas é a própria organização da clínica, uma vez que o atraso de um único paciente pode comprometer o seu dia de trabalho.

Faça uso, portanto, de mecanismos e dispositivos que enviem lembretes e avisos para eles. Alguns exemplos são:

  • lembrar a data e o horário da consulta na mesma semana e 24 horas antes;
  • avisar sobre cuidados obrigatórios para a realização de exames, tratamentos ou procedimentos cirúrgicos;
  • notificar sobre a necessidade de marcação de retorno ou de nova avaliação.

Pode parecer difícil saber como ser bem organizado, porém, na prática, basta tomar algumas precauções e manter a disciplina. Aos poucos, seu cotidiano profissional tende a apresentar melhores resultados.

Se você gostou deste conteúdo, que tal compartilhá-lo em suas redes sociais? Aproveite para marcar os colegas de profissão!

Avaliações
  • Artigo
5
Resumo
Como ser bem organizado? Confira 5 dicas incríveis!
Título
Como ser bem organizado? Confira 5 dicas incríveis!
Descrição
Organizar-se é imprescindível para quem trabalha na área da saúde: isso vai da recepção das clínicas ao atendimento dado aos pacientes. Mas, afinal, como ser bem organizado?
Autor
Empresa
xDoctor
Logo Empresa
Autor

Escreva um comentário

Share This
xdoctor

Assine nossa Newsletter

Receba conteúdo em primeira mão para melhorar a gestão e os resultados da sua clínica ou consultório!

Parabéns! Verifique seu e-mail para confirmar a sua assinatura. Caso não receba o e-mail verifique sua caixa de SPAM.