A organização da agenda é uma das melhores estratégias de como otimizar o tempo para evitar a insatisfação nos pacientes de sua clínica. A melhora na rotina profissional dos médicos é nítida, além da redução da sobrecarga de trabalho, aumento da satisfação dos pacientes e diminuição da taxa de faltas.

Você conhece alguma estratégia para otimizar o tempo na clínica? Conhece o agendamento online de consultas e o prontuário eletrônico? Preparamos ótimas dicas para você, descubra a seguir!

1. Agenda online

Ainda nos dias de hoje, quando os pacientes ligam para marcar uma consulta, a maioria utiliza o telefone e aguarda na linha até alguém da equipe informar uma data disponível. Nesse processo de aguardar atendimento e ser transferido para outro setor, com tempo de espera alto, o paciente geralmente fica insatisfeito logo no agendamento. Por isso, a marcação de consultas via atendimento telefônico acaba sendo inconveniente.

O agendamento de consultas online é essencial para as clínicas que desejam oferecer um novo canal de agendamento, para aumentar a rapidez e a satisfação da marcação e reduzir os custos com agendamento.

Utilizar um sistema de agendamento virtual é o passo inicial para a otimizar as consultas e o tempo na clínica. A agenda online possibilita maior organização de horários e torna mais fácil para o paciente encontrar vagas abertas para marcação.

Além disso, o sistema pode ser acessado pelo próprio paciente, podendo ele mesmo realizar a sua marcação. O médico também tem acesso à agenda por meio de qualquer dispositivo móvel ou pelo computador, podendo se planejar em relação aos horários dos seus pacientes, mesmo não estando no consultório.

2. Lista de espera digital

Um dos benefícios oferecidos pelos softwares de gestão de clínicas é a lista de espera digital. Pela lista digital, são adicionados os pacientes que necessitam de atendimento, mas que não acharam um horário livre na sua agenda e ficam esperando alguma desistência.

Em caso de cancelamentos ou de faltas, os pacientes da lista de espera são avisados da oportunidade de marcar uma consulta, evitando lacunas na agenda e agilizando os atendimentos que demorariam semanas para serem feitos.

Assim, o médico e o paciente são beneficiados!

3. Confirmação de consulta

Uma situação frequente que os profissionais de saúde de clínicas sempre tem que lidar é a falta dos pacientes às consultas sem aviso prévio. O paciente não comparece à clínica e aquele horário separado para o seu atendimento não é preenchido, criando um buraco na agenda.

Para contornar esse problema, muitas clínicas adotaram o costume de ligar para os pacientes no dia anterior ao da consulta ou mesmo algumas horas antes para lembrá-los do horário e confirmar a presença. Apesar de ser um método efetivo, a ligação gasta tempo das secretárias e pode ter um custo alto para a clínica no fim do mês.

Substituindo o antigo método das ligações, já existe um sistema programado para o envio automático de SMS. Dessa forma, os pacientes respondem mais rapidamente se poderão comparecer. Aos poucos, a agenda já vai sendo atualizada automaticamente. Além disso, a operação fica muito mais econômica para a clínica e libera a secretária para realizar outras atividades.

Isso torna pacientes e colaboradores cada vez mais satisfeitos com o trabalho na clínica!

4. Prontuário Eletrônico

O Prontuário Eletrônico é um sistema virtual que armazena todos os dados pessoais e o histórico de saúde do paciente. Com ele, é possível realizar um diagnóstico mais rápido e preciso, elaborando um tratamento mais eficaz.

O Prontuário Eletrônico tem como objetivo maior substituir o prontuário manuscrito, aquele feito em papel, por um documento digital, que permite armazenar exames de imagem, laboratoriais, informações pessoais e do quadro clínico do paciente.

Além disso, o Prontuário Eletrônico permite a todos os profissionais que tratam desse paciente terem acesso às informações e exames, remotamente, desde que tenham acesso à internet. É possível realizar um tratamento holístico e mais ágil, e ter uma visão mais ampla do paciente como um todo.

O resultado você já deve imaginar: mais agilidade e maior eficácia do seu atendimento!

5. Receituário Eletrônico

Entre os benefícios para o médico em utilizar a prescrição eletrônica, está a agilidade no serviço, uma vez que ele pode deixar salvo no software as receitas anteriores. Além disso, ele conta também, no mesmo local, com todo o prontuário do paciente, que contém dados como histórico médico, história familiar e social.

Assim, o médico é capaz de prescrever medicamentos tendo mais conhecimento de seu paciente como um todo, diminuindo as chances de iatrogenia ou interação medicamentosa.

Uma outra vantagem oferecida ao profissional que faz uso do sistema de prescrição eletrônica é a segurança e sigilo dos dados, sendo que somente pessoas autorizadas têm acesso às informações. Esse fato é o oposto do que acontece com o receituário em papel, no qual qualquer um poderia ler indevidamente.

6. Tempo médio de atendimento

Um dos grandes motivos das consultas atrasarem tanto nas clínicas é a variação da duração de atendimento de um paciente para o outro. Como você já sabe, o tempo de permanência dentro do consultório varia de acordo com as queixas e a gravidade do paciente que está sendo atendido.

Para resolver esse tipo de problema, médicos e gestores devem estipular uma duração média de seus atendimentos, baseado em seu histórico, para montar a sua agenda de acordo com o planejamento, mantendo constante o fluxo de atendimento na clínica.

Vale lembrar que esse dado é apenas uma estimativa. Os pacientes que precisarem de mais tempo dentro do consultório, isso deve ser respeitado.

7. Parceria entre os profissionais da clínica

Na clínica, todos os profissionais se beneficiam com a integração da agenda online. Isso facilita a comunicação entre todos os especialistas e até entre enfermeiros e nutricionistas, se esse for o caso da sua clínica.

Como otimizar o tempo

Portanto, otimizar o tempo na clínica está muito relacionado à utilização da tecnologia. Por esse motivo vale a pena investir em inovações e softwares modernos, que ajudarão nessa tarefa difícil de controlar o tempo.

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