Na hora de montar uma clínica ou um consultório, alguns fatores são indispensáveis: espaço físico adequado e confortável, profissionais de saúde competentes, estratégias de captação de pacientes e recepcionista impecável. Esse seria o ideal, certo? Mas, como fica a capacitação dos funcionários? Já pensou nisso ao abrir a clínica dos seus sonhos?

Saiba que um dos passos mais importantes nesse processo é treinar e capacitar os empregados, especialmente o pessoal da recepção, que são as primeiras pessoas que entram em contato com o paciente dentro da clínica.

No texto de hoje, descubra 6 dicas de como treinar a recepção da clínica. Acompanhe!

Qual a importância do treinamento e capacitação?

A capacitação diz respeito ao preparo de uma pessoa para que ela desenvolva uma atividade com autonomia, criando uma competência que será útil para a realização de suas atividades no dia a dia. Já no treinamento, são realizadas atividades para que o funcionário melhore naquilo que já sabe fazer.

Tanta a capacitação como o treinamento são processos essenciais dentro de qualquer empresa, o que não é diferente na área de saúde. Por menor que seja a equipe da clínica, é preciso investir em formas de ajudar os empregados a crescer e se desenvolver.

Os funcionários são componentes de grande importância na clínica. Por isso, vale a pena investir neles. Especificamente em relação à recepção, treinar e capacitar traz vantagens como:

  • recepcionistas capacitadas para responder às dúvidas dos pacientes e que ajudam a construir uma boa primeira impressão;
  • vantagem competitiva em relação a outras clínicas que não possuem funcionários capacitados;
  • aumento da produtividade da equipe.

Lembre-se que os recepcionistas são as primeiras pessoas que entram em contato com os pacientes e representam uma parte muito importante do atendimento. Por isso, precisam estar alinhados com a visão da clínica e saber executar bem suas funções.

Como treinar a recepção da clínica?

A seguir, desvende 6 dicas práticas de como treinar adequadamente seus funcionários da recepção.

1. Apresente a clínica à recepcionista

Primeiramente, você precisa fazer uma apresentação detalhada da clínica para a nova recepcionista. É preciso mostrar todo o espaço físico, os locais de guarda de documentos, o tipo de software utilizado para gestão da clínica e onde os materiais são armazenados.

Outras informações muito importantes a serem passadas são:

  • tipos de atendimentos e procedimentos realizados na clínica;
  • lista dos convênios aceitos;
  • formas de pagamento aceitas;
  • horário de atendimento.

Quanto mais informação o funcionário tiver, mais fácil será para ele executar as suas atribuições no dia a dia de trabalho. Além disso, isso evita que, posteriormente, ele tenha que pedir ajuda com frequência.

2. Organize as tarefas

A recepcionista tem diversas atribuições dentro de uma clínica: responder às chamadas telefônicas, lidar com os planos de saúde, fazer marcação e remarcação de consultas e tirar dúvidas dos pacientes são apenas algumas delas. A rotina corrida pode fazer com que algo seja esquecido no meio do caminho, prejudicando o atendimento da clínica.

Para que isso não aconteça, algumas atitudes devem ser tomadas, como a montagem de uma lista de afazeres diários e semanais.

Assim, a lista pode ser usada sempre que tiver alguma dúvida ou para conferir se tudo já foi feito.

3. Elabore o manual de atendimento

O atendimento em uma clínica é baseado em alguns protocolos e padrões estabelecidos, que devem ser de conhecimento de todos os funcionários. Como são muitas informações para serem lembradas, o ideal é montar um manual de atendimento de fácil acesso, que possa ser consultado quando alguma dúvida aparecer.

O manual deve conter informações como:

  • missão, valores e visão da clínica;
  • lista de más condutas de funcionários;
  • princípios para a relação com o paciente.

Algumas empresas oferecem o serviço de elaboração do manual, mas é preciso que um profissional da clínica inclua as necessidades específicas da mesma.

4. Incentive a participação da equipe

Sempre que possível, envolva a equipe durante as capacitações e treinamentos feitos, para que eles se sintam parte do que acontece dentro da clínica. A elaboração do manual, por exemplo, pode ser feita com a contribuição de funcionários mais antigos.

Outra forma de incluir a equipe é perguntar sobre quais temas eles acreditam haver necessidade de treinamento e capacitação e quais habilidades precisam desenvolver para trabalharem melhor.

Valorizar a opinião de cada um que atua na clínica será um diferencial para o sucesso do processo de capacitação dos funcionários.

5. Invista na capacidade de resolução de problemas

A falta de solução para problemas é uma das principais reclamações dos pacientes em relação aos estabelecimentos de saúde. Treine a equipe da recepção para que possa resolver os problemas com calma, inteligência e rapidez. O paciente fica satisfeito e não é preciso chamar o médico ou outro profissional para resolver.

Algumas dicas que ajudam no desenvolvimento da capacidade de resolução de problemas são:

  • a recepcionista deve conhecer bem o perfil dos pacientes atendidos, dos profissionais de saúde que trabalham no local e dos fornecedores da clínica;
  • precisa saber também dos processos e atividades que acontecem na clínica, como o agendamento de consultas, as formas de contatar os pacientes e o sistema de gestão utilizado;
  • deve, ainda, adotar uma postura prestativa e com atenção aos problemas que os pacientes apresentam.

Quanto mais conhecimento a recepcionista tem da clínica, maior será a sua capacidade de tomar decisões rápidas e acertadas.

6. Promova treinamentos periódicos

Uma das melhores estratégias para manter bons funcionários na clínica é investir no seu crescimento a longo prazo, com reforço de posturas adequadas e reciclagem periódica dos seus conhecimentos. Promova treinamentos em períodos pré-determinados ou sempre que sentir que a equipe está precisando de algo para se motivar.

O treinamento e a capacitação dos funcionários não podem ser pontuais, realizados apenas uma vez. Eles são processos contínuos, que envolvem o crescimento dos funcionários e, consequentemente, da clínica.

Capacitação dos funcionários

Treinar e capacitar a recepção da clínica faz parte de uma grande lista de atitudes que farão o empreendimento prosperar e se destacar no mercado de saúde.

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Capacitação dos funcionários: como treinar a recepção da clínica?
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Capacitação dos funcionários: como treinar a recepção da clínica?
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Na hora de montar uma clínica ou um consultório, alguns fatores são indispensáveis. Mas, como fica a capacitação dos funcionários? Já pensou nisso?
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