Quando falamos em redução de custos para consultórios, devemos falar em gestão financeira, em administração e em tecnologia. O objetivo de reduzir custos é buscar, de forma eficaz, serviços de qualidade, porém oferecidos a um valor compatível com o orçamento.
Oferecer um serviço de qualidade dentro do consultório é um desafio cada vez maior, por se tratar de um ambiente complexo, cheio de variáveis. Torna-se necessário estabelecer e manter os indicativos do controle financeiro e administrativo. A equipe responsável pela gestão deve realizar o serviço de forma metódica e ter disponibilidade de tempo e dedicação.
Você conhece alguma estratégia para reduzir os custos em um consultório, e ainda oferecer um serviço de qualidade, fidelizando os pacientes? Então acompanhe as dicas a seguir!
1. Analise suas despesas e dificuldades dentro do consultório
É essencial fazer uma análise dos custos do seu consultório antes de começar a fazer corte de gastos. Existem despesas que são necessárias para o bom funcionamento da instituição. O corte de alguma delas pode interferir negativamente na qualidade dos serviços prestados em seu consultório.
Portanto, comece o corte de gastos escrevendo uma lista de despesas que seu consultório deve ter para poder funcionar. Analise quais são as despesas fixas, tais como aluguel, conta de água e conta de luz; e as despesas variáveis, por exemplo, o gasto com materiais e outros investimentos.
Tendo essa lista em mãos, é bem mais fácil identificar o que é essencial e o que pode ser eliminado para não comprometer a qualidade dos atendimentos e ainda aumentar a margem de lucro.
2. Faça um planejamento detalhado de cada etapa
Cabe ao gestor realizar o planejamento financeiro de acordo com a demanda, fazendo um registro de gastos bem detalhado e verificando também as estimativas de faturamento. É essencial que o estudo seja feito para curto, médio e longo prazo. Sempre estabeleça metas financeiras possíveis de serem alcançadas.
O planejamento financeiro possibilita ao gestor realizar uma avaliação mais próxima do faturamento real do consultório. E, com isso, é possível tomar decisões sobre onde é necessário investir e qual a melhor hora para esse movimento.
Organização de dados
Não deixe de organizar todos os gastos relativos à compra de materiais, pagamentos da equipe e das contas e gastos com manutenção em geral — o que inclui limpeza e conserto de equipamentos, entre outros.
É fundamental ter um controle detalhado do fluxo de caixa para que a gestão financeira transcorra com eficiência. Todas as despesas com o consultório têm que ser registradas de maneira muito específica. Quanto mais minuciosa for a anotação do fluxo de caixa, mais informações estarão disponíveis na hora de tomar decisões sobre cortes e investimentos.
Otimização de gastos e redução de custos
Para otimizar o corte de gastos dentro do seu consultório, é muito importante planejar e fazer um controle rigoroso dos pagamentos. É importante adotar estratégias como definir os salários dos funcionários e marcar periodicidade para aumentos, marcar um dia fixo para fazer os pagamentos, analisar o fechamento mensal e anual e listar todos os tributos e contas a pagar.
Planeje também quem vai compor sua equipe. Seus funcionários, além de oferecer os serviços, são o reflexo do seu consultório, desde o atendimento inicial. A formação de uma boa equipe é fundamental, e ela deve passar por treinamentos e aperfeiçoamentos constantemente, visando à fidelização dos pacientes que conhecerão seu consultório.
3. Contrate uma consultoria e use softwares de gestão
Contratar uma consultoria ajudará seu consultório a manter a gestão financeira organizada e em dia com as contas. É função da equipe de consultoria financeira realizar um diagnóstico detalhado da situação atual do consultório, estabelecer um planejamento, auxiliar na gestão do caixa e da receita, fazer pagamentos de contas e salários, organizar documentos e registrar tudo.
Com o auxílio de um especialista em finanças, o risco de erros na gestão financeira diminui muito, e aumenta o tempo para dedicar-se ao atendimento e serviço de qualidade aos seus pacientes.
Outro importante auxílio é o software de gestão. Ele vem como uma ajuda extra, muito útil para fazer o registro do caixa, e permite acessar os dados financeiros do seu consultório com mais praticidade. Isso facilita o controle e a administração financeira.
Procure por um software que disponibilize os recursos de gestão financeira, tais como registro de despesas, fluxo de caixa, gráficos de entradas e lucros e emissão de notas.
4. Faça o controle dos materiais
Para a redução de custos no seu consultório funcionar, é necessário gerenciamento e administração de todos os materiais disponíveis. Faz parte da gestão financeira instruir os funcionários para que não se desperdice nenhum material — seja ele de escritório, de limpeza ou mesmo equipamento médico —, já que o uso descontrolado resulta em prejuízos no caixa.
Além disso, é muito importante organizar uma pessoa ou equipe responsável pela coordenação das compras, pelo armazenamento e pela distribuição dos materiais, para que não falte nenhum equipamento ou material necessário durante o atendimento, garantindo que ele ocorra da melhor maneira possível.
5. Procure bons fornecedores e realize pesquisas de mercado
Existem muitos fornecedores no mercado e a competitividade é muito grande. Foque em contratar um fornecedor que tenha tudo de que você precisa, que ofereça produtos com bom preço, de boa qualidade e que tenha uma entrega rápida, em vez de comprar de diversos fornecedores.
Procure um fornecedor que ofereça suporte ao seu consultório e sempre tente conseguir benefícios, como descontos no preço, no frete e na mão de obra.
Gerir um consultório demanda atualização e reavaliação de desempenho frequentes. É necessário acompanhar diariamente a movimentação do mercado financeiro, especialmente as notícias relacionadas à gestão em saúde.
No cotidiano dos consultórios, há uma série de dificuldades para colocar em prática as melhorias e de fato chegar à redução dos custos. Um erro muito comum visto em grande parte dos consultórios é implementar mudanças repentinas, sem antes realizar um planejamento detalhado. Portanto, dê importância ao planejamento, ao estabelecimento de prazos e ao cumprimento de metas.
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