Não é raro se deparar com pessoas reclamando da “correria” de uma rotina atribulada. Por conta disso, fazer uma gestão de tempo eficiente é um requisito essencial para gerir clínicas e consultórios com excelência.

Afinal, com prazos e metas devidamente estipulados, torna-se mais provável que todas as tarefas sejam executadas com a calma e a atenção necessárias para realizar um grande trabalho.

Levando isso em consideração, desenvolvemos este post com o intuito de ajudá-lo a fazer um melhor controle dessa medida tão preciosa nos dias atuais. Leia o texto até o final para saber mais!

O que é uma gestão de tempo eficiente?

Antes de tudo, é preciso pensar nas horas e nos minutos de trabalho como um recurso. Ou seja, da mesma forma que você precisa de aparelhos e máquinas para elaborar um diagnóstico, você também precisa de tempo para trabalhar bem.

A eficiência nesse quesito é atingida quando toda a equipe — da secretária até você — consegue cumprir as obrigações dentro dos prazos estabelecidos e não se prejudica quando há um imprevisto, porque há tempo suficiente para resolver as situações desse tipo. Além disso, ela também otimiza a execução de inúmeros processos: da recepção ao atendimento.

Qual é a sua importância?

Uma boa gestão de tempo é fundamental, porque facilita o cotidiano de um consultório como um todo. É válido dizer que ela só é atingida com organização, outro aspecto indispensável para se obter sucesso na área da saúde.

Isso quer dizer que gerir esse recurso com eficiência também é uma via segura para reduzir seus custos, além, claro, de proporcionar condições favoráveis para realizar atendimentos com mais qualidade, gerando melhores resultados também do ponto de vista financeiro.

Como fazer uma gestão de tempo eficiente?

Planeje tudo

É impossível se organizar sem um bom planejamento. Por isso, elenque todas suas atividades diárias, metas e obrigações de longo prazo, como questões tributárias e afins.

A ideia aqui é simples: tentar se precaver em relação ao imprevisível. Afinal, imprevistos e complicações acontecem, mas são mais fáceis de contornar quando todo o resto está encaminhado e acontecendo em um tempo previamente determinado.

Uma boa forma de começar é traçando uma média de quantos minutos, mais ou menos, você gasta em uma consulta. Depois, faça uma aproximação de quantos atendimentos você realiza por mês, trimestre ou ano.

Em seguida, liste todas as atribuições administrativas relativas à clínica. Quais delas ficam sob sua responsabilidade? É possível delegá-las? Se sim, quem é o responsável e em quanto tempo elas ficarão prontas?

A organização deve permear o funcionamento de todo o consultório, porque somente dessa maneira é viável integrar as equipes, cobrar os resultados esperados e tomar decisões dentro de um cronograma abrangente. Nesse sentido, algumas outras dicas são pertinentes:

  • divida as tarefas de acordo com a prioridade e os responsáveis;
  • coloque as consultas no topo das prioridades;
  • defina a pontualidade e a excelência como os maiores objetivos de todas as demandas;
  • use uma agenda;
  • deixe essas informações acessíveis para o time.

Identifique os erros

O primeiro passo para melhorar algo é ter consciência do que não vai bem. Em virtude disso, é interessante identificar os erros de gestão em sua clínica para saber em qual setor eles estão acontecendo e como ajustá-los.

Analise, por exemplo, quais são as reclamações mais frequentes feitas pelos pacientes insatisfeitos. Caso tenham muitos problemas com o agendamento, por exemplo, é importante pensar em alternativas que tornem essa atividade mais eficaz.

Também não se pode deixar de lado os problemas internos, como o controle de finanças e o relacionamento com fornecedores. A tendência é que, pouco a pouco, você saiba distinguir as melhorias necessárias e, principalmente, em quanto tempo conseguirá aplicá-las.

Utilize-se da tecnologia

Apesar da resistência de alguns profissionais da área da saúde, a tecnologia veio para ficar. Esse tipo de recurso pode automatizar uma série de atribuições, colaborando para uma gestão de tempo mais eficiente.

Existem, aliás, softwares que foram desenvolvidos especialmente para otimizar a rotina de um consultório. Veja, abaixo, algumas funcionalidades que eles podem oferecer:

  • prescrições;
  • relatórios administrativos;
  • solicitação de exames;
  • agenda online e integrada;
  • confirmação de consulta via SMS;
  • encaminhamentos;
  • faturamentos;
  • emissão automática de atestados e declarações;
  • cadastro de pacientes;
  • controle financeiro;
  • emissão de recibos;
  • prontuário eletrônico.

Cabe ressaltar que determinadas soluções podem ser experimentadas gratuitamente, permitindo assim analisar a usabilidade da ferramenta e as funções disponibilizadas. Planilhas e cadernos não parecem tão úteis quando comparados a uma solução capaz de centralizar tantas funções, certo?

Comunique-se com os pacientes sempre

Imagine o seguinte cenário: todas as obrigações, suas e de sua equipe, foram agilizadas e a gestão de tempo melhorou significativamente. Porém, os pacientes continuam atrasando e muitas vezes até se esquecem das consultas, prejudicando a organização interna.

Para melhorar essa questão, não há outra solução a não ser estreitar os laços com as pessoas que você atende. Para fazê-lo com eficácia, é preciso recorrer a notificações e lembretes variados:

  • informe, com uma mensagem enviada na mesma semana ou 24h antes, sobre a data e o horário da consulta;
  • notifique a respeito de retornos e consultas que precisam ser marcadas ou remarcadas;
  • avise sobre os cuidados necessários para a realização de exames, cirurgias e outros procedimentos.

Tomando essas precauções, você fica mais próximo de fidelizar os pacientes e também evita o desperdício de tempo.

Faça intervalos

Ter um pequeno intervalo entre uma consulta e outra é primordial para gerir o tempo com eficiência e atender com mais qualidade. O raciocínio é simples: depois de um desgaste, a pausa ganha importância.

Com um tempinho para espairecer, você conseguirá organizar melhor a cabeça e pensar no que deve ser feito no restante do dia. É fundamental que, durante as pausas, você evite mesmo trabalhar e faça algo relaxante. À primeira vista pode parecer irrelevante, mas você perceberá os benefícios depois de alguns dias.

Uma gestão de tempo eficiente é a chave para solucionar uma série de problemas comuns em qualquer clínica. Sendo assim, ela precisa de atenção para facilitar o trabalho de todos os envolvidos.

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