Muitos médicos pensam em como abrir um consultório, porém, ao focar nisso, surgem tantas incertezas que muitos desistem antes mesmo de tentar. A melhor maneira de mudar essa perspectiva é conhecer e pesquisar sobre o assunto, buscando entender por onde começar.

O risco em abrir um consultório sem planejamento e estratégias é de que o projeto nem saia do papel, ou pior ainda, de que ele seja executado, mas não prospere ou não tenha o sucesso que você imaginava.

Neste artigo, vamos ajudar você a descobrir como abrir um consultório médico. Quer saber as dicas que preparamos? Então acompanhe!

O que pensar antes de abrir seu consultório?

Antes de dar um salto tão importante na sua carreira, você deve realizar um bom planejamento, para que tudo saia da maneira como foi idealizado. Para tornar seu consultório médico uma realidade, é preciso pensar desde os menores detalhes até as etapas de execução.

Algumas perguntas que cabem na etapa do planejamento: qual é seu público-alvo? Qual será o tamanho e localização do seu consultório? Quais documentos são necessários para abrir um consultório? Preciso de uma equipe para que meu consultório funcione? Nesta fase, tão importante quanto responder a essas perguntas, é documentar as respostas.

Localização

Já sabendo qual a especialidade e quem será o público-alvo do seu consultório, você deve escolher um local que atenda às necessidades dos pacientes que espera ter.

Assim, pesquise a facilidade para acessar o local, seja pelas linhas de ônibus ou metrô na região, já que isso facilitará o acesso daqueles que dependem do transporte público.

Além disso, vagas de estacionamento é um diferencial, uma vez que encontrá-las não é algo fácil, e parar em um estacionamento privado pode sair muito caro. Então, além de comodidade e agilidade para o paciente parar em seu consultório, você oferece segurança ao veículo, sendo uma preocupação a menos para ele.

Sempre que possível, opte por imóveis em regiões mais centrais e comerciais, já que são mais acessíveis e mais visíveis pelas pessoas que ali circulam. Mesmo que o custo seja mais alto, na hora de escolher vale a pena pensar no benefício de estar localizado em um ponto estratégico.

Estrutura

Você deve lembrar, nesta etapa, de tudo aquilo que um consultório médico precisa: recepção, sala de espera para os pacientes que seja confortável e agradável, banheiros e claro, as salas de consulta.

É importante ainda nesse passo, listar todos os itens que serão necessários para compor os ambientes. Por exemplo, cadeiras e/ou poltronas em número suficiente para que seus pacientes esperem sentados, televisão para tornar a espera menos monótona, internet Wi-Fi de acesso livre, telefone e computadores, tanto para o consultório, quanto para a recepção.

Além disso, lembre de encomendar todos os materiais e equipamentos que você usará em durante atendimento. Uma dica importante aqui é pesquisar os preços de vários fornecedores, observando o custo-benefício em cada produto que você terá que comprar.

Como abrir um consultório (documentação necessária)?

Nesta etapa, o primeiro passo é providenciar um contador responsável por elaborar os atos constitutivos do consultório, e para auxiliar nas questões jurídicas do seu projeto. Além disso, é o contador que deverá preencher os formulários que os órgãos públicos de inscrição de pessoas jurídicas exigem para seu consultório estar dentro das leis.

O contador deve, ainda, informar você acerca da legislação tributária do seu futuro consultório. Para se tornar legalizado, é necessário ir até alguns órgãos responsáveis e realizar as devidas inscrições. Vamos listar quais são as etapas do registro a seguir:

1. Registro da empresa

É necessário registrar a empresa nos seguintes órgãos: junta Comercial; secretaria da Receita Federal (criação de um CNPJ); secretaria Estadual da Fazenda; prefeitura do Município para obter o alvará de funcionamento;

2. Enquadramento na Entidade Sindical Patronal

O enquadramento sindical, ou seja, a inserção da empresa em sua categoria profissional, é realizado a partir de duas variáveis: a categoria econômica e a base territorial. Este passo não é opcional, e o recolhimento anual da Contribuição Sindical Patronal é de responsabilidade da empresa.

3. Cadastrar junto à Caixa Econômica Federal no sistema “Conectividade Social – INSS/FGTS”

Este é um cadastro muito importante, para que você fique por dentro de questões legais como o FGTS dos empregados, por exemplo.

4. Registrar no corpo de Bombeiros Militar

Este é um passo irrevogável para a segurança daqueles que frequentarão o consultório, incluindo você e os funcionários. Assim, estabelecimentos comerciais devem ser certificados pelo Corpo de Bombeiros, para evitar penalidades relativas à falta de prevenção de incêndios e de outros acidentes.

5. Ir à prefeitura

Faz-se necessário, também, visitar a prefeitura da cidade para realizar a consulta prévia de local e verificar se o zoneamento é compatível com a atividade comercial

6. Visitar a Vigilância Sanitária

Obter o alvará de licença sanitária é outro passo de extrema importância. Assim, você poderá adequar as instalações de acordo com o Código Sanitário (especificações legais sobre as condições físicas). Em âmbito federal, a fiscalização cabe a Agência Nacional de Vigilância de Saúde, estadual e municipal, fica a cargo das Secretarias Estadual e Municipal de Saúde;

7. Estar pronto para a vistoria

Uma vez que todos os passos acima foram realizados, é hora de preparar e enviar o requerimento ao Chefe do DFA/SIV do seu Estado, solicitando a vistoria das instalações e equipamentos.

Como escolher a equipe de funcionários?

Ter uma equipe, ou seja, recursos humanos, para ajudar você no trabalho e na gestão de sua clínica é muito importante. Os serviços de saúde demandam uma equipe bem instruída, pelo grau de complexidade no manuseio dos equipamentos, principalmente com a constante modernização e atualização das tecnologias.

A escolha e treinamento dos colaboradores devem abranger as seguintes áreas:

  • capacidade de percepção para atender as expectativas dos pacientes;
  • agilidade e presteza no atendimento;
  • capacidade de apresentar e vender os produtos da clínica;
  • motivação para crescer com o negócio.

O número de funcionários que sua clínica médica terá vai depender do tamanho do consultório e das especialidades que serão oferecidas. Para o funcionamento, a clínica necessita de um quadro mínimo de pessoas:

  • administrador, podendo inclusive ser o próprio médico, desde que ele tenha conhecimentos de gestão de negócios e finanças;
  • médico responsável com especialidade, de acordo com o desejado para a clínica;
  • recepcionista, podendo ser um ou mais, caso a demanda aumente ou haja alguma outra especialidade na clínica;
  • técnico(a) de Enfermagem ou enfermeiro(a);
  • funcionário para serviços gerais, limpeza e manutenção básica.

Como otimizar e organizar processos?

Atualmente, muito tempo é perdido com correções de erros e realização de trabalhos repetidamente. Esses atrasos nos processos aumentam o gasto em recursos financeiros e interferem na produtividade e na atenção ao paciente, então evite o retrabalho!

Para isso, é importante que a clínica esteja voltada para análise de processos. Quando não se cometem erros, o paciente é atendido mais rapidamente, e sai mais satisfeito com o serviço.

Assim, você deve buscar sempre por procedimentos regulamentados e padronizados, que envolvam a tecnologia como aliada, para torná-los mais rápidos e dinâmicos. Com isso você ganha tempo, eficiência, e mostra aos seus pacientes que está acompanhando a modernização, trazendo-a para dentro de seu consultório.

A maioria dos consultórios utiliza processos semi-automatizados, uma vez que os serviços na área da saúde são realizados por mão de obra humana. O cadastro, admissão e seguimento do paciente atualmente são realizados por softwares para clínicas e consultórios, que possibilitam a criação de um prontuário médico com todos os dados da evolução do cliente.

Ao escolher qual sistema será utilizado, você deve avaliar o custo para adquiri-lo, a implementação, a manutenção periódica, a facilidade de obter um suporte e as atualizações que o fornecedor oferece. Entenda melhor nos tópicos abaixo!

Opte por um serviço de agendamento de consultas online

O agendamento de consultas online é fundamental para as clínicas que desejam oferecer um novo método de agendamento, que aumenta a rapidez e satisfação da marcação, e ainda reduz os custos do processo.

A redução de custos chega a ser de até 80% com o agendamento online, uma vez que não há necessidade de um atendente para receber as ligações. Pelo sistema online, os processos são automatizados e funcionam ininterruptamente, ou seja, torna-se possível que o paciente marque seu horário 24 horas por dia, no momento que for melhor para ele.

agendamento online de consultas e exames pode trazer diversos benefícios para a clínica que utiliza esse tipo de serviço. Com a redução do tempo de atendimento, o conforto do paciente é maior, bem como a facilidade de remarcar a consulta, caso seja necessário.

Utilize o sistema de prontuário eletrônico

O prontuário eletrônico é definido como um registro eletrônico criado com especificidade para cada usuário, oferecendo acesso prático a inúmeras informações de banco de dados, recursos de apoio à decisão e diagnósticos, por exemplo.

Entre as principais vantagens do sistema de prontuário eletrônico, podem ser destacadas a otimização de recursos, rápido acesso aos problemas de saúde do paciente (tanto os antigos quanto os recentes), aprimoramento do processo de tomada de decisão, mais rapidez e precisão nos diagnósticos, acesso ao conhecimento científico atualizado, melhor legibilidade dos dados, segurança e possibilidade de backup.

Com relação a sua funcionalidade, o sistema de prontuário eletrônico pode ser utilizado por vários funcionários ao mesmo tempo e de forma remota, possibilitando ainda a edição de prontuários via Web de qualquer lugar do mundo.

Outro ponto positivo é que o funcionamento do sistema ocorre de forma dinâmica, ou seja: a informação individual de cada paciente é coletada e registrada no prontuário eletrônico digital. Então, este registro passa a ser compartilhado entre clínicas, laboratórios, hospitais, agências de seguro-saúde e outras instituições médicas.

Como realizar a gestão financeira do consultório?

Para que a gestão financeira do seu consultório seja eficiente, é necessário conhecimento, tanto administrativo quanto financeiro. É importante fazer uma análise de cada etapa do trabalho, para oferecer um serviço efetivo e individualizado.

O objetivo é buscar de forma eficaz serviços de qualidade, porém oferecidos a um custo compatível com o orçamento. A gestão financeira tem que ser realizada de maneira metódica e demanda dedicação, tanto quanto uma consulta médica.

Além disso, é importante estabelecer metas financeiras possíveis de serem alcançadas. Realizar um bom planejamento financeiro requer um registro de gastos bem detalhado e estimativas de faturamento. É essencial que o estudo seja feito para curto, médio e longo prazo.

O planejamento financeiro permite ao empreendedor fazer uma avaliação mais real do crescimento da clínica. Graças a isso, é possível decidir onde é necessário investir e qual a melhor hora.

Controle seus gastos

Um dos maiores desafios dentro das clínicas ou consultórios é prestar atendimento e, ao mesmo tempo, cuidar do setor financeiro. É muito importante organizar os gastos referentes à compra de materiais, pagamentos da equipe e manutenção em geral.

Realizar um controle detalhado do fluxo de caixa é fundamental para a gestão financeira de qualidade no seu consultório. Todas as despesas com a clínica devem ser registradas detalhadamente no livro-caixa. Quanto mais detalhado for a anotação do fluxo de caixa, mais informações estarão disponíveis na hora de tomar decisões.

Controle os procedimentos realizados

Para otimizar a gestão financeira de consultórios, é fundamental criar controle dos procedimentos. Podemos citar alguns deles:

  • não misturar a conta bancária da empresa com a do empreendedor;
  • definir um pró-labore;
  • marcar um dia fixo para fazer o pagamento;
  • monitorar continuamente as finanças da empresa;
  • analisar o fechamento mensal e anual;
  • listar todos os tributos a pagar.

Utilize softwares de gestão financeira

Um software de gestão ajuda muito a registrar e acessar os dados financeiros de sua clínica ou seu consultório. Isso torna o controle e administração financeira bem menos complexo.

Procure por uma ferramenta que ofereça os recursos de gestão financeira da clínica, como registro de despesas, fluxo de caixa, gráficos de entradas e lucros e emissão de notas.

Administre o uso dos materiais

Para o bom gerenciamento da clínica, é importante administrar todos os materiais disponíveis. Faz parte da gestão financeira orientar a equipe para que não haja desperdício de material, já que o uso descontrolado influencia negativamente no caixa.

Outro ponto é a coordenação das compras, armazenamento e distribuição dos materiais. Essa etapa é fundamental para que não falte nenhum equipamento ou material necessário durante um atendimento.

Tenha um fundo de reservas

Ter uma parte do caixa reservada é imprescindível para situações de emergência, que precisam de um gasto de dinheiro imediato, por exemplo a quebra de um equipamento, aumento do custo dos materiais ou qualquer outro imprevisto.

Também é importante reservar uma parte do dinheiro para pagamento de 13º salário, indenizações que possam aparecer, demissões, remuneração de férias. Com o fundo de reservas, sua clínica está assegurada financeiramente para gastar caso aconteça alguma situação inesperada.

Realize avaliações de desempenho

A avaliação constante dos pacientes é fundamental como forma de ter um feedback do serviço oferecido. É importante ter um local onde opiniões e reclamações possam ser depositadas, de forma discreta, e, principalmente, que não pressione nem constranja o paciente durante sua avaliação.

Outra boa solução é enviar e-mail ao paciente pedindo uma avaliação dos serviços prestados após a consulta, e sugerir que ele mande dicas para melhorar a estrutura da clínica, o atendimento da equipe e a consulta propriamente dita.

Como conquistar os primeiros clientes utilizando estratégias de marketing?

Como conquistar os primeiros clientes é uma das principais inseguranças que você, que vai abrir seu próprio consultório, terá. Sim, o mercado está cada vez mais competitivo. Mas como driblar isso?

Uma estratégia importante é com relação a agenda e pontualidade. Muitos pacientes reclamam da demora em ser atendidos e consultas serem marcadas em horários tão próximos. Isso acaba resultando em uma sala de espera cheia de pacientes insatisfeitos, antes mesmo de serem atendidos por você.

Organize sua agenda de maneira que você tenha um tempo maior para cada consulta, sem precisar se apressar. Dessa forma, os pacientes não passam muito tempo esperando, e você pode realizar um atendimento melhor para cada um deles.

Utilize o inbound e o outbound marketing

Algumas metodologias de marketing são fundamentais para atrair clientes. Uma delas é o inbound, ou metodologia passiva, que propõe estratégias para chamar a atenção do paciente. Neste modelo, você cria conteúdos e produtos e os divulga em suas mídias.

Após a divulgação do que foi produzido por você, o paciente visualiza e vai atrás da sua solução para o problema que ele apresenta, esperando que você o resolva. O marketing de conteúdo é atualmente uma das melhores maneiras de se conseguir novos pacientes.

A ideia é que o paciente não seja incomodado durante seu lazer, nem que ele seja convencido pela marca, mas sim conquistado por tudo aquilo que você oferece como solução. Contudo, o inbound marketing, apesar de eficaz, demanda paciência e dedicação, pois apresenta resultados a longo prazo.

Já o outbound marketing é basicamente é o oposto de inbound. Na estratégia, em vez de esperar pela procura dos pacientes, você vai até eles. Portanto, pode ser considerado como metodologia ativa.

Este modelo estimula o seu consultório a ser proativo e demanda menos tempo para conseguir pacientes, podendo ser um método bastante eficiente. Mas cabe a observação: cuidado para não incomodar nem cansar seus potenciais pacientes com o excesso de divulgação ou envio de materiais em momentos inoportunos, pois o efeito pode ser contrário, e você perder possíveis pacientes.

Independente da metodologia de marketing que você optar como estratégia para conseguir os primeiros pacientes, estimule sua equipe a atuar com dedicação e proatividade, seja para gerenciar um site e produzir conteúdo, realizar ligações, enviar e-mails ou marcar horários com os pacientes.

Divulgação boca a boca

Outro ponto importante dentro do marketing para conquistar novos pacientes é o chamado boca a boca. Ou seja: sempre prestar um serviço de qualidade no seu consultório, e esperar que os próprios pacientes façam a divulgação por você, indicando sua clínica para amigos, vizinhos, parentes e colegas de trabalho.

Então, ao investir na qualidade do seu serviço, você está investindo, indiretamente, em marketing. As pessoas, em geral, confiam naquilo que escutam das outras, por se tratar de uma experiência pessoal ou um relato.

Então, ao ter um relacionamento médico-paciente feito com atenção e individualidade, ele terá uma experiência melhor com você e colaborará na divulgação, referindo-se bem sobre você, seu consultório, atendimento e equipe.

Um bom atendimento, prestado com atenção, contato pós-consulta, utilização de lembretes por SMS, e-mail, ligação ou mesmo WhatsApp antes da consulta são detalhes que demonstram cuidado e transmitem mais confiança ao consultório.

Mas vale lembrar aqui que o contrário também é verdade: realizar um atendimento insatisfatório pode arruinar a reputação conquistada com dificuldade por você, então, valorize cada queixa e cada sugestão de seus pacientes.

Promoção de eventos e workshops

Outra ótima maneira de fortalecer o relacionamento com os seus pacientes é promovendo eventos dentro da sua área de atuação. Faça convites personalizados e nominais aos seus pacientes, demonstre que a presença dele é importante para o evento.

Esses eventos podem ser workshops, por exemplo. Você pode fazer uma breve aula, dando dicas simples sobre um assunto que seja muito corriqueiro em seu consultório e que atraia os pacientes. Essa pode ser uma excelente maneira deles conhecerem mais sobre seu consultório e sobre você, e de quererem voltar novamente.

Site e mídias

Por fim, invista na criação de um bom site, e nos perfis nas redes sociais, por exemplo, Facebook, Twitter e Instagram. Isso possibilita uma maior proximidade entre você e seus pacientes.

Tenha um site com bastante conteúdo, que seja interessante e responda as principais dúvidas que aparecem no seu consultório. O paciente que entrar em seu site e se deparar com aquela matéria que ele estava procurando, vai também procurar seu atendimento.

A lógica do marketing é, primeiramente produzir conteúdos de qualidade, por exemplo, artigos, e-books ou chamadas atraentes. Depois, você deve expor seus serviços que o consultório tem a oferecer. Isso cria uma relação com seu paciente, que irá sempre acompanhar e consumir os conteúdos das suas páginas em sites e redes sociais.

Como você pode ver, mesmo os menores detalhes fazem muita diferença dentro do seu consultório, desde a sua abertura até a fidelização pacientes. Por isso, dê atenção especial ao planejamento, pois assim o início não será conturbado, bem como a concretização das etapas seguintes!

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